برچسب

هتل ها

انجام عملیات حسابداری ھتلھای سراسر کشور

حسابداری هتل ها
حسابداری هتل ها

 

انجام کلیه عملیات حسابداری و مالیاتی هتل ها:

۱- تماس و دریافت مشاوره

۲-اعزام نیرو جهت بررسی شرایط

۳- توافق و عقد قرارداد

 

جهت مشاوره رایگان تماس بگیرید:

تلفـن:  ۰۲۱۴۶۰۷۵۵۷۸

همراه: ۰۹۱۲۰۷۶۴۴۷۰

فکس:  ۰۲۱۴۲۶۹۴۵۸۷

ایمیل: iliyahesab@gmail.com

 

 

 

 

انجام عملیات حسابداری ھتلھای سراسر کشور حسابداری ھتلھا  در ھتلھایی کھ از کامپیوتر استفاده می کنند تمام عملیات توسط کامپیوتر بطور اتومات انجام میشود . ولی لازم است توسط مدیریت سیستم کنترلھای لازم کاربران بطور دقیق انجام شود . و گزارشات کنترلی بررسی شود و یا حسابداری NCR از آنجا کھ توضیح کامل درباره ھر نوع سیستم حسابداری رایج در ھتلھا از جملھ حسابداری دوبل ، با ماشین با کامپیوتر احتیاج بھ زمان بیشتر و گنجایش وسیعتر دارد از شرح و بسط این روشھا خودداری می نماییم ، چرا کھ ھر یک از این سیستم ھا بھ تنھایی احتیاج بھ یک کتاب جداگانھ و فرصت مجزا دارد . با توجھ بھ اھمیت حسابداری در ھتل و تکیھ بر این واقعیت کھ یک مدیر متبحر در صورتی بھ موفقیت دست خواھد یافت کھ با رموز حسابداری نیز آشنایی داشتھ باشد . بر آن ھستیم کھ مختصری درباره حسابداری و بیان سرفصلھا ی حسابھایی کھ در سیستم گردش داخلی ھتل مورد نیاز است بسنده کنیم یاد آور می شویم کھ در سرفصلھای زیر آنچھ با حروف فارسی مشخص شده مربوط بھ دفتر کل است و آنھایی کھ با عدد معین گردیده ریز فصلھای دفتر معین است . ۲ دفتر کل دفتر معین الف ) درآمد : ۱٫فروش اتاق ۲٫رستوران ۳٫تریا ۴٫ضیافتھا – جشنھا ۵٫لباسشویی ۶٫تلفن ب) بدھکاران موقت : ۱٫مسافران ۲٫انواع تورھا ، آژانسھای مسافرتی پ) انبار ت) ھزینھ مصرف مواد غذایی ث) خسارات ج) کسر و اضافات صندوق چ ) درآمدھای متفرقه انجام عملیات حسابداری ھتلھای سراسر کشور  : ۱٫کرایھ سالنھا ۲٫سایر درآمدھا ح)حقوق و سایر ھزینھ کارگران : ۱٫حقوق و دستمزد ۲٫حق مسکن ۳٫حق خواربار ۴٫حق اولاد ۵٫اضافھ کاری ۶٫بازدید ایام مرخصی ۷٫لباس ۸٫غذای روزانھ ۹٫عیدی و پاداش ۱۰٫حق بیمھ سھم کارفرما ۱۱٫سایر ھزینھ ھا خ)ھزینھ ھای اداری : ۱٫اجاره ۲٫ھزینھ ھای سوخت (گازوییل ، گاز ) ۳٫پست ،تلفن ، تلکس ،فکس ۴٫آب ، برق ۵٫ایاب و ذھاب و مسافرت ۶٫تعمیر و نگھداری ماشین آلات ۷ .تعمیر و نگھداری تاسیسات ۸٫تعمیر و نگھداری ساختمان ۹٫تعمیر و نگھداری وسایل نقلیھ ۱۰٫تعمیر و نگھداری تزیینات ،تشریفات ۱۱٫مصارف و ملزومات اداری ۱۲٫مطبوعات و تبلیغات ۱۳٫کمکھای بلاعوض و امور خیریھ ۱۴٫سایر ھزینھ ھا ۳ د)ھزینھ ھای مالی : ۱٫سود تضمین شده ۲٫ھزینھ ھای حسابرسی ۳٫مشاوره حقوقی ۴٫خرید اوراق بھادار ۵٫حق الزحمھ بازرسان ۶٫سایر ھزینھ ھا ذ)داراییھای جاری : ۱٫موجودیھای نقد (بانک و صندوق ) ۲٫پیش پرداختھا و سپرده ھای کوتاه مدت ۳٫اسناد دریافتنی ۴٫حساب جاری شرکا ۵٫بدھکاران ۶٫موجودیھای جنسی ۷٫کالای در راه (سفارشات ) ۸٫سایر داراییھا ر)داراییھای ثابت : ۱٫زمین ۲٫ساختمان ۳٫تاسیسات ۴٫ماشین آلات ۵٫وسایط نقلیھ ۶٫اثاثیھ ۷٫ابزارآلات ۸٫سایر داراییھای ثابت ز)سرمایھ گذاریھا : ۱٫مشارکت در سایر موسسات ۲٫وامھای پرداختی ۳٫سایر سرمایھ گذاریھا ژ)بدھیھای جاری : ۱٫اسناد پرداختنی ۲٫اضافھ برداشتھای بانکی ۳٫حساب جاری شرکا ۴٫پیش دریافتھا ۵٫بستانکاران متفرقھ و ذخیره ھزینھ ھای تاخیری ۶٫وامھای کوتاه مدت س)بدیھای دراز مدت : ۱٫اسناد پرداختنی درازمدت ۲٫وامھای دریافتی ش)ارزش ویژه : ۱٫سرمایھ ۲٫اندوختھ قانونی ۳٫سود و زیان سالھای قبل ۴٫سود و زیان عملکرد ۴ مأمور کنترل امور مالی و اداری و تجاری ھر موسسھ ای کھ با عدد و رقم و خرید و فروش سروکار دارد، ھرچند دارای نظام صحیح گردش کار ھم باشد ، باز بی نیاز از کنترل و رسیدگی نمی تواند باشد. از صحت ھر محاسبھ ای ، موقعی می توان اطمینان حاصل کرد کھ مورد تأیید حسابرس واقع شود . بخصوص در امر ھتلداری کھ بھ طور دائم و مستمر، با خرید و مصرف انواع مواد غذایی و ارائھ خدمات مختلف و حساب درآمد و ھزینھ ھای گوناگون ارتباط دارد. بھ کنترل ارقام و آمار شدیداً نیازمند است. حساب ھیچ قسمتی را نمی توان معتبر دانست ، مگر با رسیدگی دقیق و حصول اعتماد کامل از درستی آن. خرید و تھیھ مواد مصرفی و وسایل و لوازم ھتل، وصول درآمدھای حاصلھ از فروش غذا در رستوران و تریا و سالنھای مجالس ومیھمانی ھا و لباسشویی و فروش اتاقھا و سایر امور مربوط بھ قسمتھا و بخشھای مختلف ھتل را نمی توان بدون بررسی دقیق بھ حال خود رھا ساخت. ھر ھتلی بھ تناسب ظرفیت و تعداد اتاقھاو آمار مسافران و مشتریان، مواد غذایی و وسایل پذیرایی مورد نیاز را خریداری، و در سرد خانھ ۵ و انبارھا نگھداری می کند و بھ تدریج بھ مصرف می رساند و بابت اقلام خریداری شده وجوھی می پردازد و در مقابل این ھزینھ ھا، درآمدی دارد و ارقام کلیھ عملیات مربوط بھ خرید و مصرف و درآمد در دفاتری ثبت می شود و این دفاتر، نشاندھنده وضعیت مالی ھتل می باشد، چنانچھ شیوه عمل و ارقام ثبت شده مورد بررسی قرار نگیرد، مدیریت ھتل قادر نخواھد بود تشخیص دھد کھ جریان کار بر مبنای صحیح می گردد ، یا در آن فعل و انفعالاتی بھ ضرر ھتل اعمال می شود. اگر در قسمتی از امور مالی اشتباھی رخ دھد یا خطا و سوء استفاده ای در بین باشد، مدیریت ھتل از چھ کسی و کدام قسمت باید بازخواست کنند ؟ یا اصولا بھ چھ وسیلھ ای بھ کشف اشتباه یا شناختن مقصر موفق شود ؟ بھ طور کلی برای آن کھ امور مالی ھتل بھ نحو مطلوب و منظمی انجام گیرد و کادر مدیریت ھتل بھ درستی کار و اعمال پرسنل مربوط و ارقام و گزارشھا و صورتحسابھا و دفاتر حسابداری و انبار و سایر قسمتھا ایمان داشتھ باشد و آینده ھتل را، روشن و بی خدشھ و امید بخش مجسم کند ، باید سیستم کنترل مداوم را در سرلوحھ برنامھ کار ھتل قرار دھد و متوجھ باشد کھ غفلت در این امر ، شالوده مالی ھتل را دگرگون خواھد ساخت و زیانی پیش خواھد آورد کھ جبرانش بسیار مشکل ، بلکھ غیر ممکن خواھد بود . موارد عدیده ای در امور مالی باید مورد رسیدگی مامور کنترل واقع شود . تمام دفاتر و مدارک باید مورد بررسی قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود کھ آنچھ بابت غذا و نوشابھ و خدمات بھ حساب گذاشتھ شده، با قیمتھای واقعی تطبیق می کند یا خیر؟ مخارج مربوط بھ یک مسافر بھ حساب او منظور شده است، یا اشتباھاً بھ حساب اتاق دیگری وارد کرده اند؟ آیا تعداد اتاقھای تخلیھ شده ھر روز کھ رسپشن دردفتر مربوط ثبت نموده یا آنچھ کھ وسیلھ خانھ داری اعلام شده و صندوق (کشیر مادر) در گزارش خود ثبت کرده و برگھای خروج کھ نگھبانی از مسافران دریافت داشتھ و تعدادی کھ در دفتر (چک اوت ) یادداشت شده، تماماً با ھم مطابقت دارد یا خیر؟ ۶ شماره صورت حسابھایی کھ باز شده از نظر توالی ردیف ، مرتب است یا از وسط ردیفھا، تعدادی کم شده است ؟ کلیھ اوراق بھادار کھ در قسمتھای مختلف ھتل در جریان است بھ طور روزانھ باید با دقت کنترل شود . مسؤول کنترل، موظف است در آغاز ھر شیفت، حساب صندوقھای ھتل را صفر کند. گزارش آخر شیفت را نیز بگیرد و با شیت دستی مقایسھ و مطابقت نماید و از توازن و تساوی ارقام ھر دو گزارش مطمئن شود. نوار ژورنال ماشین ھای حساب را مرتبا بررسی نماید. کنترل مواد دریافتی قسمتھا، با تعداد یا مقدار مصرفی نیز از وظایف مسؤول کنترل می باشد . مثلاً اگر ۵۰ عدد نوشابھ گرفتھ شده ، باید در بن ھا منعکس باشد و اگر ۴۰ عدد آن بھ فروش رسیده ، ۱۰ عدد موجودی نشان دھد. اگر کنترل بھ درستی انجام گرفتھ باشد، شیتھا معتبر خواھد بود و می توان با اطمینان در دفاتر حسابداری ثبت کرد. با این ترتیب در دفاتر حسابداری نیز شبھھ ای باقی نمی ماند، زیرا در صورتی کھ ارقام صحیح بھ حسابداری برسد، دفاتر حسابداری نیز ترتیب صحیح و منظمی خواھد داشت. والا اگر مدارک و اسناد مورد عمل ، مخدوش و ناقص باشد، مسلماً ارقام دفاتر حسابداری نیز غیر قابل اعتماد خواھد بود. مأمور کنترل باید کاملا مجاز و مختار باشد تا بھ کلیھ قسمتھا سرکشی کند. ھر چند گاه یک بار بھ موجودی انبارھا برسد و با کارتھای اجناس تطبیق کند. وزنھای تعیین شده غذا را با آنچھ کھ سرو می شود مقایسھ نماید . بھ وضع حضور و غیاب پرسنل با توجھ بھ کارت ساعت زنی مخصوص تعیین زمان ورود و خروج کارکنان رسیدگی نماید. بھ لیست حقوق پرسنل و مدت مرخصی ھا و تعطیلات و آنچھ کھ باید از رقم حقوق کسر شود توجھ کند. نسخھ دوم تمام بن ھا را با نسخھ اول ، چک کند و دقت نماید کھ در صورت حسابھا چگونھ عمل شده است ، آیا از لحاظ تعداد و قیمت ، اختلافی وجود دارد یا خیر ؟ و در صورت داشتن اشتباه ، تذکر لازم را بدھد کھ نسبت بھ حل اختلاف و رفع نقایص ھر کار، اقدام نمایند. ۷ در اجرای سیستم کنترل نباید وقفھ ای ایجاد شود، زیرا کار ھتل از نظر مراجعھ با خروج مسافر، لحظھ ای است. ممکن است ھمزمان، عده ای در ھتل اتاق بگیرند و عده دیگر اتاق ھایی را تخلیھ نمایند .حساب رستوران و تریا و لباسشویی و غیره بھ موقع و بطور دائم نیاز بھ کنترل و بررسی دارد. با توجھ بھ جھات یاد شده و جنبھ ھای مختلف دیگر، وجود مسؤول کنترل در ھر ھتلی یک ضرورت است و بھ این ضرورت نباید با بی اعتنایی توجھ کرد. با درک اھمیت و اعتقاد بھ اجرای امر کنترل و رسیدگی بھ کلیھ امور مالی ھتل باید کسی را برای قبول مسؤولیت کنترل انتخاب کرد کھ شایستھ احراز این پست باشد. چنین مسؤولی چنانچھ در تمام جزئیات کار ھتل وارد و بصیر نباشد قادر نخواھد بود وظیفھ خود را بھ خوبی انجام دھد. درستی و امانت و بی غرضی وی از شرایط اولیھ انتخاب است . مأمور کنترل باید در وظایف خود بسیار جدی و فعال باشد و درگزارش کارھای خلاف و اشتباھاتی کھ مشاھده می کند اھمال ننماید و چشم پوشی نکند تا بی نظری و ارزش صداقتش در نزد مدیریت ھتل محفوظ بماند. از جانب کادر مدیریت اختیارات لازم بھ او داده شود تا بتواند در ھر زمان و ھر قسمت کھ مقتضی بداند، امور جاری را مورد بررسی قرار دھد و نتایج کار خود را بدون حب و بغض و اغراض شخصی بھ مدیر ھتل گزارش دھد. ۸ Auditor Night : نایت ادیتور نایت ادیتور برای کار شب در ھتل استخدام شده است .کار او عبارت است از این کھ رسیدگی کند تا گزارشھای قسمتھای مختلف ھتل کھ بھ حسابداری داده شده، دقیق و صحیح و بدون اشتباه باشد و اطمینان حاصل شود کھ در ھیچ کدام از گزارشھا و در مجموع آنھا خلاف و خدشھ ای وجود ندارد. نایت ادیتور در ھتلھایی کھ از سیستم ماشینھای NCR استفاده می شود Report ماشینھای حساب را می گیرد و با قید مسؤولیّت، حساب ماشینھا را صفر می کند. نایت ادیتور (نوار ژورنال) یعنی نوار اصلی ماشینھای حساب را کھ تمام ارقام عملیات صندوقدارھا در آن ثبت شده، پس از صفر کردن حساب ماشین، برداشتھ و نوار نو داخل ماشین قرار می دھد. نوارھایی را کھ از ماشین خارج کرده است، دقیقاً کنترل می کند و کلیھ سندھا و فرمھای متصدی صندوق فرانت آفیس را در صورت صحت تأیید و تصدیق می نماید. فولیوھای مسافرین را بررسی می کند تا از این کھ ھزینھ ھای تلفن، لباسشویی، نوشابھ، حساب رستوران و غیره جزء بھ جزء بھ فولیوھای میھمانان وارد شده است یا خیر اطمینان حاصل کند. شیت گزارش رسپشن مربوط بھ فروش اتاقھا را گواھی نماید و نوار ماشینھای حساب را با گزارش دستی کنترل کند کھ از موازنھ و مطابقت آن مطمئن باشد. متصدیان ماشینھای حساب صندوقھای رستوران، تریا و غیره نیز باید گزارشھای دستی ممر درآمد را با ارقام ماشینھا کنترل و تطبیق نمایند تا اشتباھی باقی نماند. اگر شماره ای از صورت حسابھا مفقود شده باشد و در ردیف خود مشاھده نشود ، باید موضوع را تعقیب نمایند تا اختلاف پیدا شود و توازن صورت حسابھا با ماشین حساب برقرار گردد. ۹ نایت ادیتور باید بھ تمام پرداختھای صندوق فرانت آفیس رسیدگی کند و اسناد مربوط بھ آن را تأیید نماید و بھ تمام پیش دریافتھای (Retention (میھمانان رسیدگی نماید کھ آیا در فولیوھای میھمانان ثبت شده است یا خیر؟ فولیوھای جدید را کھ پس از پر شدن فولیوھای اولیھ میھمانان باز می شود و دارای شماره ردیف است بررسی می نماید. درھتلھای کھ ازکامپیوتراستفاده می کنند تمام عملیات توسط کامپیوتر بطور اتومات انجام میشود ولی لازم است توسط مدیریت سیستم کنترل ھای لازم کاربران بطور دقیق انجام شود و گزارشات کنترلی بررسی شود . ھزینھ ھایی کھ برای خرید مواد بھ مصرف میرسد و پس از فروش ، درامدی عاید ھتل می گردد باید ادامھ یابد ، ولی مخارج ساختمانی در صورتی کھ اتاقھا فروش و درآمدی ندارد باعث رکود سرمایھ یا استھلاک تدریجی خواھد شد. حسابداری Accounttancy علم حسابداری دامنھ ای بسیار وسیع دارد، و ھر مؤسسھ و واحد بازرگانی بر مبنای معاملات و مبادلات نقدی و جنسی خود، دارای دفاتر مخصوص حسابداری است. بھ عبارت دیگر خرید و فروش یک کالا یا فروش یک خدمت ، اساس و پایھ حسابداری را تشکیل می دھد ، ولی معمولاً اشخاصی کھ طرفین یک معاملھ یا خرید و فروش خدمات ھستند،مسؤولیت نگاھداری حساب را خود بھ عھده نمی گیرند. از طرفی، ناچار مشخصات معاملھ بایستی درجایی ثبت ۱۰ شود تا بعدا بتوان آنھا را بھ دفاتر حسابداری انتقال داد تا اطلاعات لازم جمع آوری شود و ھنگام لزوم مورد بررسی قرار گیرد. این ضرورت ایجاب می کند کھ در ھر مؤسسھ ای سازمان یا بخشی بنام حسابداری بوجود آید و نتایج عملیات خرید و فروش کالا یا خدمات را در دفتر خود منعکس سازد. بنابراین حسابداری مسؤول جمع آوری، ثبت و نگھداری صورت حسابھای ھر موسسھ است و حسابداری ھتل نیز موظف بھ انجام چنین امری است کھ صورت حسابھا و مدارک لازم از قسمتھای مختلف ھتل در حسابداری تمرکزیابد و مورد رسیدگی و کنترل قرار گیرد و در دفاتر مربوط عملی شود. از اینجا می توان پی برد کھ کار حسابداری دارای اھمیت خاصی است و درخور آن است کھ مورد توجھ و دقت بیشتری قرار گیرد. بھ خصوص در ھتلھایی کھ با سیستم دستی کار می کنند و صورت حسابھا با دست تنظیم می شوند، کار حسابداری حساستر است و بھ کنترل دقیقتری نیاز دارد. از آنجا کھ قسمت حسابداری مستقیماً یا منحصراً با امور مالی، درآمد و ھزینھ ھتل مرتبط می باشد ، بھ تعبیر دیگر حسابداری نقطھ ثقل و گذرگاه شاھرگ ھای حیاتی یک ھتل است ، بھ ھمین سبب بھ طریقی کھ قبلاً در قسمت سیستم گردش کار گفتھ شده اگر در قسمتھای دیگر اعمال مربوط بھ امور مالی صریح و درست و قابل اعتماد نباشد ، نتیجھ حاصلھ از بی نظمیھا و بی دقتیھا و اشتباھات قسمتھا، بھ حسابداری نیز سرایت خواھد کرد و از اعتبار دفاتر مالی خواھد کاست. یعنی ھر گاه اجزای ھر یک از ارقام واصلھ بھ حسابداری نادرست و نامعتبر باشد، صحت جریان امور حسابداری و دفاتر مربوط بھ آن نمی تواند معتبر و مورد تأیید باشد، زیرا حسابداری ارقام و اعدادی را در دفاتر خود ثبت می کند کھ در صورت حسابھا) شیت ھا (قید گردیده و ملاک عمل قرار گرفتھ است .اگر در این ارقام تردیدی وجود داشتھ باشد ، دفاتر حسابداری نیز خالی از تردید نخواھد بود . ۱۱ روی این اصل گزارشھا و برگھ ھای کلیھ قسمتھای ھتل کھ بھ طریقی با حسابداری ارتباط دارند باید کاملا عاری از عیب و اشتباه باشد تا بتوان بھ نتایج کار حسابداری اطمینان داشت . فرمھا و گزارشھا باید در بردارنده حسابی روشن و گویا باشد تا حسابداری با اطمینان از صحت آنھا، دفاتر خود را تنظیم و مرتب کند. زیرا این مدارک نشاندھنده عملکرد مالی و سرنوشت سرمایھ و وضع اقتصاد آتی ھتل است. این اعداد و ارقام، یا نوید امید بخشی است بھ صاحب سرمایھ، یا او را با بیم و ھراس یأس آور، روبھ رو می سازد و پایھ اقتصاد ھتل را متزلزل نشان می دھد. نکتھ دیگر این کھ، خود تشکیلات حسابداری، باید بھ قدری منظم و مرتب باشد کھ بتواند ھر نوع آماری را در ھر زمانی بھ مدیریت ھتل ارائھ دھد. این آمارھا، در تصمیم گیری و تعیین خطوط و شیوه ھای کار آینده کادر مدیریت کمک مؤثری محسوب می شود و با توجھ بھ مقایسھ درآمدھا و ھزینھ ھا می توانند از چگونگی و کنھ جریان کار آگاه شوند و تصمیماتی اتخاذ نمایند. مثلاً اگر قسمت رستوران، ضرر بدھد، در صدد چاره اندیشی برآیند و بھ طریقی جلوی ضرر را بگیرند و اگر سودآور بوده است، بھ نتیجھ فعالیت خود پی ببرند و بھ کوشش خود بیافزایند. و اگر مخارجی زاید تشخیص داده شود، باید جلوگیری کرد و تا حد امکان بھ صرفھ جویی پرداخت. مثلاً اگر قسمت رستوران، ضرر بدھد، در صدد چاره اندیشی برآیند و بھ طریقی جلوی ضرر را بگیرند و اگر سودآور بوده است، بھ نتیجھ فعالیت خود پی ببرند و بھ کوشش خود بیافزایند .و اگر مخارجی زاید تشخیص داده شود، باید جلوگیری کرد و تا حد امکان بھ صرفھ جویی پرداخت. ۱۲ البتھ بعضی از اقلام ھزینھ ھا، از قبیل مبل و صندلی و دستگاھھای سرد کننده و وسایل لباسشویی و نظایر اینھا از مخارجی است کھ جزو دارایی و سرمایھ ھتل محسوب می شود و با ھزینھ ھای مصرفی روزمره، امثال سبزی و گوشت ونان و مواد خوراکی یا تنظیف و غیره تفاوت دارد. ھزینھ ھایی کھ برای خرید مواد بھ مصرف می رسد و پس از فروش، درآمدی عاید ھتل می گردد باید ادامھ یابد، ولی مخارج ساختمانی در صورتی کھ اتاقھا فروش و درآمدی ندارد باعث رکود سرمایھ یا استھلاک تدریجی خواھد شد. منظور این است کھ در امور مالی باید با احتیاط و دور اندیشی و محاسبھ دقیق قدم برداشت. مقایسھ درآمدھا و ھزینھ ھای ھرماه با ماه مشابھ سال قبل، یا ھر سال با سال دیگر، یک امر ضروری است و آمارھای دقیق راھنمای اقدامات آینده ھر ھتلی بھ حساب می آید. گرچھ ارقام و اعداد کھ در خلال دفاتر حسابداری مندرج است ذاتاً صامت و خاموش و بی روح بھ نظر می آیند. ولی گویای مفاھیم وسیع و تعیین کننده و بحث انگیز می باشند و ایده ھایی برای برنامھ ریزی و اتخاذ شیوه ھا و رویھ ھا بھ صاحبان ھتل می دھند و پایھ محاسبات ارزشمندی قرار می گیرند. بھ ھمین جھت باید حسابداری ھمیشھ برای دادن آمارھای مختلف با ارقام مورد اعتماد ، آمادگی کامل داشتھ باشد تا کادر مدیریت بتواند خط مشی آینده ھتل را با اطمینان خاطر تعیین نماید. خوشبختانھ، چون در زمینھ امور و اصول حسابداری کتابھای مفصلی بھ طبع رسیده، مسؤولان حسابداری با توجھ بھ مجموعھ ھای مدون می توانند روش معمول کار خود را بر مبنای اصول حسابداری پایھ ریزی نمایند. ازطرفی تألیف تمام مطالب مربوط بھ این بحث، بھ تنھایی بھ کتاب مستقلی نیاز دارد، لذا موارد مقدماتی مربوط بھ حسابداری را ذیلاً بھ طور خلاصھ شرح می دھیم: حسابداری ھتل با حسابداری شرکتھا و مؤسسات، فرق زیادی دارد. آغاز کار حسابداری در ھتل از ھمان لحظھ ای است کھ مسافر وارد ھتل می شود و رسپشنیست نام او را ثبت می کند و یک نسخھ از آن را بھ حسابداری می دھد. ۱۳ بھ محض وصول این کارت بھ حسابداری ، صورت حسابی برای مسافر باز می شود و کلیھ اقلام مصرفی مسافر ابتدا در صورت حساب خودش و بعد در صورت حساب کلی ھتل ثبت می شود. مسافر بھ ھر یک از قسمتھای ھتل اعم از رستوران یا تریا کھ مراجعھ می کند ، اگر پول مواد مصرفی خود را نقداً بپردازد ، در فیشی کھ در دو نسخھ صادر می شود منعکس می گردد و حسابدار در آخر وقت آن را با دفتر صندوق تطبیق می نماید و چنانچھ مسافر چیزی مصرف کند ولی پول آن را نپردازد در صورت حسابش ثبت می شود . حسابداری ھتل بھ دفاتر مختلفی نیاز دارد کھ عبارت اند از: ۱(دفاتر معین ۲( دفتر صندوق۳ (دفتر روزنامھ ۴( دفتر کل ۵( دفتر پانسیون ۶( دفتر انبار ۱(دفاتر معین :شامل کلیھ سر فصلھای ریز دفتر کل می شود. ۲(دفتر صندوق :کلیھ درآمدھای نقدی حاصل از ھر قبیل، مثل کرایھ اتاق، درآمد رستوران، درآمد تریا و ھر پولی کھ بدست آید، ثبت می شود، بدین ترتیب صندوق ھمیشھ بھ صاحب مؤسسھ یا ھتل بدھکار است .کلیھ دریافتی صندوق، روزانھ در ستون بدھکار آن منعکس می شود و کلیھ مبالغی کھ صندوق روزانھ پرداخت نماید در ستون بستانکار دفتر صندوق منعکس می گردد و در پایان ھر روز، پس از کسر ارقام ستون بستانکار از ارقام ستون بدھکار، موجودی صندوق معلوم می شود و صندوقدار موظف است این مبلغ را در ستون بدھکار روز بعد ثبت نماید و در مقابل آن بنویسد موجودی روز قبل. ۳(دفتر روزنامھ: کلیھ درآمد و مخارج نقدی و عملیات انتقالی و نسیھ در دفتر روزنامھ ثبت می شود، مثلاً چنانچھ یک مسافر حسابش با آژانس باشد و آژانس بابت بدھی خود بھ ھتل چکی صادر کند و یا این کھ ھتل در قبال بدھی خود بابت خرید اجناس مورد نیاز چکی بھ نام صاحب کالا صادر نماید، یا سفتھ بدھد، این عملیات کھ نقدی نیست باید در دفاتر روزنامھ ثبت شود. ۴ (دفترکل : دفتری است کھ کلیھ معاملات ھتل از قبیل نقدی و انتقالی بدھی دارایی، سرمایھ، موجودی صندوق، موجودی در بانک و موجودی اثاثیھ ۱۴ در آن ثبت می شود و بدین ترتیب تمام اتکای یک موسسھ از نظر بررسی وضع مالی و دارای بھ دفتر کل است، دفتر کل بھ ترتیب سر فصل باز می شود: الف ) صندوق؛ ب ) بانک؛ ج ) موجودی اثاثیھ و غیره. رئیس حسابداری ھتل بھ مجرّد باز کردن دفتر کل می تواند بفھمد کھ مثلاً در ششماھھ اول سال ھتل ، چقدر خرج و چھ مبلغ ھزینھ داشتھ و درحال حاضر بھ کدام مؤسسھ بدھکار و از چھ کسی طلبکار است. ۵(دفتر پانسیون :دفتری است کھ برای باز کردن حساب بھ نام مسافر مورد استفاده قرار می گیرد و بھ ترتیب اتاق نوشتھ می شود،مثلاً چنانچھ مسافری اتاق ۱۲۲ را گرفت، پس از آن کھ رسپشنیست کارت ورود را بھ حسابداری داد، حسابی بھ نام آن مسافر در دفتر پانسیون باز می شود و کلیھ مخارج او در آن حساب ثبت می شود، ضمناً در صورت حساب وی ھم جداگانھ منعکس می گردد، پانسیون موظف است یک صورتحساب ھم برای خود پانسیون داشتھ باشد، بنابراین عملیات مربوط بھ مخارج مسافر در سھ قسمت ثبت می شود: الف ) صورت حساب خود مسافرکھ دردو نسخھ است و یک نسخھ آن در ھتل نگھداری می شود؛ ب ) صورتحساب بزرگ ھتل؛ ج ) دفتر پانسیون. روزی کھ مسافر قصد خروج را داشتھ باشد ، ھنگامی کھ ورقھ خروج از رسپشن بھ حسابداری رسید، متصدی حسابداری صورت حساب مسافر را جمع می زند و بھ قسمت رسپشن می فرستد تا وجھ را دریافت نماید و پس از دریافت وجھ، آن را تحویل صندوق دار می دھد تا در ستون درآمد روزانھ صندوق ثبت نماید. ۶(دفتر انبار : مھمترین قسمت در یک ھتل انبار است ، مدیر ھتل باید در تعیین و انتخاب انباردار نھایت دقت را بھ کار برده و شخص ۱۵ مطلعی را برای احراز این سمت برگزیند . برای گردش کار انبار ، سھ نفر با یکدیگر ھمکاری دارند : · صندوقدار · مامور خرید · انباردار *صندوقدار : شخصی کھ کلیھ درآمد و ھزینھ ھای روزانھ ھتل را در دفتر صندوق ثبت می کند و قبلا شرح آن داده شد . *مامور خرید : شخصی است کھ احتیاجات روزانھ ھتل را از خارج تھیھ می کند برای اینکھ کار مامور خرید آسان شود ،صندوقدار مبلغی وجھ در اختیار او میگذارد تا پس از ارائھ فاکتورھای خرید، تصفیھ حساب کند . برای انجام این کار ، یک حساب در دفتر کل باز می شود بھ نام (تنخواه گردان پرداختی ھتل ) این حساب از این جھت باز می شود کھ مامور خرید مجبور نباشد ھر روز چند بار برای دریافت پول بھ صندوق مراجعھ کند و در نتیجھ از اتلاف وقت جلوگیری می شود . *انبار دار : ھمانطور کھ قبلا گفتھ شد ، قسمت مھم و اساسی ھتل ، انبار و انبار داری است ، لذا انبار دار ھتل باید بصیر و مجرب و در کار خود متخصص باشد . انبار دار در وھلھ اول کھ شروع بھ کار میکند ، باید یک دفتر اساسی بھ نام دفتر انبار تھیھ کند و برای ثبت تمام اجناس موجود در ھتل ، مثل حساب گوشت ، روغن، برنج و غیره یک صفحھ اختصاص دھد . موقعی کھ مامور خرید ، جنسی میخرد و آن را تحویل انبار می دھد ، انبار دار موظف است بعد از توزین جنس ، قبضی بھ نام قبض انبار جھت او صادر کند و کلیھ اقلامی کھ خریداری شده بھ تفکیک در دفتر انبار ثبت نماید . مثلا چناچھ ۴۰ کیلو برنج و ۳۰ کیلو روغن و غیره خریداری شده در دفتر انبار باید در صفحھ برنج و روغن ، فاکنور ارائھ شده ثبت شود و میزان موجودی جدید را تعیین کند . اجناسی را کھ ممکن است فاسد شود (مثل گوشت و کره و مرغ ) فورا تحویل آشپزخانھ یا سردخانھ دھد . حتی چنانچھ در یک روز بیست نوع جنس خریداری شود ، انباردار موظف است ھر یک از اجناس را در ستون مخصوص بھ خود آنھا ثبت کند تا در آخر ھر روز موجودی ھر یک از اجناس مشخص باشد . ھر جنسی کھ از انبار خارج می شود پس از صدور قبض حوالھ انبار ،انباردار باید بھ تفکیک ھر یک از آنھا را از میزان موجودی کسر کند تا موجودی معلوم باشد . البتھ در اغلب ھتلھا ، مثلا در قسمت تریا نیز دفتری مانند دفتر انبار دارند و اجناسی را کھ از انبار تحویل می گیرند ۱۶ در آن ثبت می کنند و ھر روز بعد از فروش ، فاکتورھا ی موجود را در آخر شب در دفتر مزبور عمل می کنند و اجناس مصرف شده را از میزان موجودی کسر میکنند . چنانچھ معاملھ نقد یا نسیھ باشد، از نظر دفتر موجودی تریا تفاوت نمی کند و در ھر حال ، اجناس مصرف شده را از دفتر کم می کنند . منتھی صورت حساب مسافرینی را کھ جنس را نسیھ مصرف کرده اند ، برای حسابداری ارسال می دارند تا در ستون مخصوص صورت حساب مسافر درج نمایند . گردآوری برای گروه انجمن صنفی حسابداری گیلان