نرم افزار حسابداری | ویژگی های نرم افزار حسابداری

[ اگر قصد خرید یک نرم افزار حسابداری خوب را دارید و یا اطلاعات کافی از نرم افزار های حسابداری ندارید به شما توصیه می گردد این مطلب را بطور کامل مطالعه فرمایید و یک بار برای همیشه با دانش کافی و با اتخاذ تصمیم درست از شر تردید ها در خصوص خرید نرم افزار حسابداری خلاص شوید. لازم به ذکر است این مطلب حاصل تجربه چندین مدیر مالی مجرب به همراه تحقیقات صورت گرفته در این خصوص می باشد که با دیده منت خدمتتان ارائه نموده ایم .]

امروزه نرم افزارهای حسابداری زیادی در دنیا وجود دارد که با توجه به کارایی و ماژول های در اختیار، قیمت های مختلفی دارند که هرکدام از آنها دارای مزایا و معایب مختلفی می باشند که در ادامه به آن می پردازیم.

اگر یه گشتی در محیط وب زده باشید مطمئنا نرم افزارهای حسابداری مختلف با قیمت های بسیار متفاوتی را مشاهده می نمایید که احتمالا سوال های زیادی از جمله چرا این تعداد نرم افزار حسابداری در بازار وجود دارد؟ و چه تفاوت هایی باهم دارند؟ علت اختلاف قیمت آنها چیست؟ به ذهنتان خطور می نماید. که در جواب این سوال  ها باید خدمتتان عرض کنیم که بابت این نوسانات، دلایل بسیار بسیاری وجود دارد که در این مطلب قصد آنالیز موشکافانه آنها را داریم.

*علت تفاوت قیمت نرم افزار های حسابداری چیست؟

علت اصلی تفاوت قیمت نرم افزار های حسابداری به امکانات و برند نرم افزار بستگی دارد . که از این امکانات می توان به پشتیبانی خوب ، سرعت نرم افزار، چند سطحی بودن حسابها ، قابلیت کانورت اطلاعات، قابلیت ارائه فایل خروجی (فایل اکسل) مناسب ، ظاهر زیبا، زیر سیستم های قوی و … اشاره نمود. در واقع شرکت و نرم افزاری می تواند برند شود که امکانات خوبی بتواند ارائه دهد.

الف – امکانات نرم افزار

1-پشتیبانی خوب

از آنجایی که کار مالی با توجه به حساسیت موضوع، وقت و زمان نمی شناسد باید نرم افزاری رو خریداری نمود که  تیم پشتیبانی آن همیشه در دسترس باشند که در صورت بروز مشکل بتوان با آنها ارتباط برقرار کرد و سریعا به رفع مشکل پرداخت.

شرکت های پیشرو در این حوزه، نحوه پشتیبانی بصورت حضوری، تلفنی، چت و ریموت شدن را جزء خدمات خود قرار داده اند و همچنین زمان پشتیبانی برخی از آنها 24 ساعته می باشد. با توجه به دلایل ذکر شده قیمت پشتیبانی نرم افزار ها متفاوت می باشد ولی معمولا هزینه پشتیبانی در سال اول رایگان بوده و از سال بعد، یک چهارم مبلغ نرم افزار  بابت ارائه خدمات پشتیبانی از مشتریان دریافت می گردد.

*** متاسفانه برخی از شرکتهای ارائه کننده نرم افزار حسابداری، مبلغ پشتیبانی سالیانه ای که برای نرم افزار خود قرار می دهند، تفاوت چندانی با خرید نرم افزار ندارد. و برخی دیگر نیز بخشهای زیادی از عملیات پشتیبانی را جزء خدمات پشتیبانی بشمار نمی آورند و از این بابت هزینه جداگانه دریافت می نمایند.

2-اهمیت سرعت نرم افزار حسابداری

سرعت نرم افزار حسابداری، ویژگی دیگری می باشد که در کیفیت نرم افزار حسابداری تاثیر بسیاری دارد .که این موضوع به دو بخش سرعت پردازش و سرعت کار حسابدار تقسیم می گردد.

• سرعت لود و پردازش نرم افزار حسابداری : این مورد با توجه به نوع نرم افزار (تحت ویندوز و تحت وب) متفاوت می باشد ولی موارد مهمی که بخواهیم در نظر بگیریم حداقل سخت افزار مورد نیاز، میزان حجم ذخیره سازی اطلاعات ، امکان جابجای اطلاعات در آینده و … می باشد.

***این روزها برخی از خریداران نرم افزار حسابداری فقط به قیمت آن توجه می نمایند و اصلا به این موضوع دقت ندارند که آیا این تعداد سند در نرم افزار حسابداری خریداری شده قابل ثبت می باشد یا خیر و در نتیجه پس از مدت کوتاهی بطور کامل با یک نرم افزار هنگ و غیر قابل استفاده روبرو می شوند؛ متاسفانه اغلب دیده شده شرکت های ارائه کننده این نرم افزار ها جهت افزایش فروش خود مشاوره خوبی در این خصوص به متقاضیان خرید نرم افزار ارائه نمی دهند.

• سرعت کار حسابدار در نحوه کار با نرم افزار: در رابطه با سرعت کار و ثبت اسناد و تهیه گزارشات از نرم افزار، جدا از این مورد که نقش خود حسابدار و تیم حسابداری حائز اهمیت می باشد، خود نرم افزار هم نقش بسزایی در این خصوص تعیین می کند که می توان به دسترسی راحت به منو و امکانات جانبی ، تفصیلی های شناور نرم افزار، ذخیره اتوماتیک شرح های پر استفاده، دسترسی آسان به کدینگ و … اشاره نمود.

***متاسفانه در برخی از نرم افزار های حسابداری که بعضی از آنها هم نسبتا برند هم می باشند برای ثبت یک سند و انتخاب یک طرف مقابل و شخص چندین پنجره باز می شود که بسیار وقت گیر می باشد. و همچنین بابت تعریف یک حساب در نرم افزار سوالها و گزینه های الزامی بسیاری وجود دارد که سرعت کار حسابدار را بسیار کند می نماید.

3-چند سطحی بودن حسابها

شاید خیلی از مدیران و تازه کارهای حسابداری با مزایای چند سطحی بودن نرم افزار زیاد آشنا نباشند و آن را خیلی مهم تلقی نکنند، در حقیقت باید خدمتتان عرض نماییم که نسبت به نیاز هر شرکت، قابلیت چند سطحی بودن نرم افزار حسابداری خیلی خیلی مهم می باشد که در واقع ریشه اصلی کدینگ حسابها از این سطح ها (کل – معین – تفصیل ) نشات می گیرد؛ شرکت ها با توجه به گزارش های مد نظر (مرکز هزینه – کالا – مشتری-پروژه و …) به قابلیت چند سطحی بودن نرم افزار احساس نیاز پیدا می کنند.

***شایان به ذکر است میزان حجم فعالیت مالی، دلیل اصلی خرید نوع و چند سطحی بودن نرم افزار حسابداری می باشد. بعضی از نرم افزارهای حسابداری در ایران متاسفانه هنوز قابلیت ارائه تفصیلی شناور را هم ندارند، بگونه ای که باید به یک حساب جزء در دو سرفصل مجزا، دو کد مختلف اختصاص داد که این حالت باعث حجیم شدن بی جهت کدینگ و درختواره حسابها و در نتیجه سردرگمی حسابداران می شود؛ لازم به ذکر است این حالت در اکثر نرم افزار های روز دنیا منسوخ شده می باشد.

4- قابلیت کانورت اطلاعات

در واقع منظور از قابلیت کانورت در نرم افزارهای حسابداری، همان سوار کردن اطلاعات موجود از قبل، بصورت یکجا و در سریع ترین زمان در نرم افزار حسابداری می باشد.

این مورد برای کسانی که می خواهند از یک نرم افزار حسابداری قدیمی به یک نرم افزار جدید رجوع کنند و یا اطلاعات قبلی خود را در اکسل دارند و وقت از اول سند زدن را ندارند و یا قصد اصلاح یک اشتباه کلی و از پایه را دارند و … خیلی خیلی بکار می آید؛ که از کلیه خریداران نرم افزار حسابداری خواسته می شود این آپشن مهم را حتما مد نظر قرار دهند.

این آپشن که خواسته خیلی زیادی هم از یک نرم افزار حسابداری نیست در خیلی از نرم افزارها متاسفانه وجود ندارد و در برخی از نرم افزارها هم که باید از طریق SQL ، عملیات کانورت انجام گیرد که در نتیجه فقط خود شرکت نرم افزاری می تواند آن را انجام دهد که این موضوع برای شرکتها بسیار هزینه بر می باشد بطوریکه یک حسابدار استخدام شود و از اول اسناد را طبق مدارک ثبت نماید هزینه ای به مراتب کمتری بر روی دوش شرکت ها می گذارد. همچنین با توجه به اینکه عملیات کانورت توسط یک آی تی کار صورت می گیرد نه حسابدار!!! احتمال ضریب خطاها هم وجود دارد؛ پس حتما در خرید نرم افزار حسابداری باید به موضوع دسترسی کانورت اطلاعات برای حسابداران توجه ویژه ای گردد.

5-قابلیت خروجی (فایل اکسل) مناسب

نرم افزار های حسابداری هر چقدر هم کامل باشند مطمئنا با توجه به عدم محدودیت در محیط نرم افزار اکسل هیچ موقع در سطح آن نبودند و نخواهند بود، نرم افزار اکسل پر کاربرد ترین نرم افزار بسته آفیس از محصول شرکت مایکروسافت می باشد. امروزه بلا استثنا در همه جای دنیا مهمترین گزارشات حسابداری از جمله صورتهای مالی با نرم افزار اکسل تهیه می شود از این رو قابلیت دسترسی خروجی اکسل در نرم افزارهای حسابداری جهت تکمیل گزارشات ، مغایرت گیری، ایجاد تغییرات کلی و … بسیار با اهمیت می باشد.

تقریبا فقط 40 درصد از نرم افزار های موجود در بازار ایران قابلیت دریافت فایل اکسل را برای کاربران خود قرار داده اند. بخشی از نرم افزار های دارای این قابلیت هم فقط قسمت های خاصی از اطلاعات را می توانند خروجی اکسل دهند.

***اغلب نرم افزار های دارای قابلیت دریافت خروجی اکسل، فقط از قسمتهای محدودی مانند تراز می توان گزارش اکسل دریافت نمود و از قسمتهای مهم دیگری مانند کد حسابها، طرف مقابل ها، گردش حسابها و … امکان دریافت فایل اکسل وجود ندارد؛ از این رو به خریداران نرم افزار حسابداری توصیه می گردد حتما در این خصوص تحقیقات بسیاری انجام داده و از یک مدیر مالی مجرب مشاوره بگیرند.

6-ظاهر زیبا و ساده

محیط و فضای همه ی نرمافزار های دنیا تو همه حوزه ها همیشه مورد بررسی و بحث بوده است که حرفه حسابداری هم از این قائده مستثنی نیست؛ ظاهر زیبا و ساده نرم افزار، یکی دیگر از مواردی می باشد که تولید کنندگانی که در این زمینه قوی کار کرده اند، توانسته اند گوی سبقت را از رقبا بربايند .

شاید در نگاه اول محتوا نرم افزار از این مورد بسیار با اهمیت تر به چشم آید  ولی واقعیت امر، این ظاهر ساده و دلنشین نرم افزار است که مشتری را به خود جذب می نماید؛ از آنجایی که کار حسابداری یک عملیات سنگین ، طاقت فرسا و زمان بر می باشد ظاهر زمخت نرم افزار، فضای کار حسابداری را کسل کننده و باعث بر هم خوردن تمرکز حسابداران می شود که اغلب مدیران و حسابداران از این نوع نرمافزار ها استقبال نمی نمایند.

*** طبق یک تحقیق صورت گرفته در کشور دانمارک، ضریب خطا کاربران در نرم افزارهایی با تم و فونت نامطلوب تا 9 درصد بیشتر از سایر نرم افزار ها می باشد که ایجاد چنین خطاهایی با این درصد در حرفه حسابداری یعنی بروز یک فاجعه!!!!

7-زیر سیستم حسابداری

منظور از زیر سیستم در واقع همان ماژول ها و امکانات جانبی نرم افزار حسابداری می باشد. در گذشته نرم افزار حسابداری همان سیستم حسابداری بود و زیر سیستم ها در این فرایند معنایی نداشتند و کلیه اسناد حسابداری بصورت دستی ثبت می گردیدند. در واقع سیستم حسابداری همان سیستم مادر نرم افزار می باشد که که زیر سیستم ها به آن لینک می شوند. امروزه تولید کنندگان نرم افزار حسابداری جهت تسریع بخشیدن به زمان حسابداری و کاهش ضریب خطای حسابداران زیر سیستم هایی با ماژول های مختلف مختص انواع فعالیت هایی مانند تولیدی، خدماتی، بازرگانی، پیمانکاری و … ارائه می دهند که هر کدام از آنها تعاریف و کدینگ و زیر سیستم های خاص خود را دارند که در ادامه به  بخشی از آنها می پردازیم.

ب- نرم افزارهای حسابداری برند

علت برند شدن نرم افزار های حسابداری دلایل گوناگونی داشته و دارد که مثلا برخی از آنها جزء اولین ها بوده اند بعضی های دیگر تبلیغات قدرتمندی در سطح رسانه ملی ارائه نموده اند، برخی هم قیمت پایین نرم افزارشان و برخی دیگر نیز با خدمات و امکانات خوبی که ارائه داده اند و … باعث برند شدن نام آنها شده است .

پ-نرم افزار حسابداری پر استفاده

حدالامکان سعی کنید نرم افزار حسابداری تهیه نمایید که حسابداران زیادی با آن آشنا باشند که در زمان استخدام حسابدار، نیازی به صرف هزینه و زمان جهت آموزش آن نداشته باشید که ملموس است عدم رعایت این موضوع باعث بالا رفتن ضریب خطا می شود.

[برترین نظرات حسابداران از قابلیت و امکانات نرم افزار حسابداری خوب…]

• [نازنین داوودی]: نرم افزار حسابداری خوب باید قابلیت پشتیبان گیری بصورت خودکار را داشته باشد و اطلاعات را در جایی امن و بصورت مستمر ذخیره سازی نماید.
• [حسین احمدوند]: نرم افزار خوب باید از امنیت بالا برخوردار باشد و براحتی نتوان آن را هک کرد.
• [فتحی]: حتما سراغ نرم افزاری بروید که مجوز انفورماتیک داشته باشد تا اداره دارایی دفاتر را  براحتی قبول کند.
• [محمد محمود آبادی]: نرم افزار خوب نرم افزاری می باشد که به ظاهر و فونت توجه ویژه ای داشته باشد ، یادمون نرود حسابدار ها روزی 8 ساعت با آن نرم افزار باید سر و کله بزنند!  پس نباید فضای کار برایشان کسل کننده باشد.
• [صدرا کیا]: باید نرم افزاری خریداری کرد که بتوان اطلاعات چندین شرکت و یا شعبه را در آن ثبت و ضبط کرد.
• [بهروز معظمی پور]: نرم افزار قوی در امنیت، حتما باید قابلیت دسترسی به کلیه کاربران در همه ی سطوح را داشته باشد بطوریکه بشود برای هر حسابدار با توجه به سطح دانش و گرید دسترسی جداگانه اختصاص داد.
• [مهیار جلو خانی]: با توجه به وجود احتمال اشتباه، نرم افزاری باید تهیه کرد که سوابق عملیات کاربران خود را به تعداد نامحدود در خود نگه دارد.
• [اکبر سید آبادی]: قدرت خروجی به اکسل و کانورت از اکسل ویژگی خیلی مهمی می باشد که باید به آن توجه ویژه ای داشت.
• [رسا ساعدی]: نرم افزار خوب نرم افزاری است که فایل استاندارد سامانه مالیات و بیمه را به راحتی در اختیار ما حسابدار قرار دهد.
• [لیلا مستوفی]: از نظر من چند سطحی بودن تراز و تفصیلی شناور ویژگی خیلی مهمی می باشد که حتما باید در نرم افزارهای حسابداری وجود داشته باشد.
• [بهروز معظمی پور]: سراغ نرم افزار حسابداری باید بروید که قابلیت اضافه کردن زیر سیستم های مختلف در آینده رو بدون پرداخت هزینه اضافه داشته باشد.
• [نگار شادی]: قابلیت سینک سازی کلیه بخش های نرم افزار به یکدیگر و سیستم ها جزء ویژگی های جدید و متمایز کننده نرم افزار ها می باشد که هر شرکتی این قابلیت ها را به سیستم خود اضافه کرده است کاملا از رقبای خود جلو می باشد.
• [محسن ابراهیمی]: نرم افزار خوب نرم افزاری می باشد که انواع ماژول های حسابداری (حقوق و دستمزد، انبار، فروش، اموال، بهای تمام شده، خزانه داری و …) را در خود دیده باشد.
• [ابوذر سپاسی]: معیار خرید نرم افزار حسابداری فقط قیمتش نباید باشد! برای خرید نرم افزار حسابداری باید به حجم فعالیت شرکت نگاه کنیم و متناسب با بودجه و نیاز خود اقدام به خرید نرم افزار نماییم.

امیدواریم این مطلب در تصمیم گیری شما عزیزان جهت خرید نرم افزار حسابداری موثر واقع شده باشد. همچنین کلیه بازدیدکنندگان می توانید سوالات و تجربیات خود را در پایین همین مطلب در قسمت کامنت با ما به اشتراک بزارید.

جهت دریافت مشاوره خرید نرم افزار حسابداری با کارشناسان ایلیا حساب تماس حاصل فرمایید.