نیاز های اصلی و ضروری نرم افزار حسابداری

امروزه یکی از نیاز های اصلی و ضروری برای شرکت ها،اعم از بازرگانی،خدماتی،تولیدی و پیمانکاری استفاده از برنامه و نرم افزار حسابداری است که معمولا زیر نظر حسابداران و مدیران مالی مورد استفاده قرار میگیرد و کلیه عملیات مالی شرکت  را ثبت و پردازش می کند. 

نرم افزارهای حسابداری متعدد و متنوعی در بازار موجود است که هر کدام ویژگی های منحصر به فرد خود را دارد.

عوامل مختلفی برای انتخاب و خرید یک نرم افزار حسابداری وجود دارد که می توان به قیمت،نیاز شرکت ،سلیقه ،برند ،امکانات موجود در نرم افزار و.... اشاره کرد.

 قیمت نرم افزار حسابداری:

یکی از ملاک های انتخاب برای خرید یک نرم افزارمبحث قیمت می باشد که یکی از معیار های مهم تصمیم گیری مدیران و حسابداران شرکت هاست.باید توجه داشت که معمولا در شرکت های بزرگ نمی توان از نرم افزارهای ارزان موجود در بازار استفاده کرد چون این نرم افزار ها عمدتا کارایی محدودی دارند یا اینکه در حد فروشگاه قابل استفاده می باشند زیرا سیستم های ارزان نمی توانند سطح های تفصیلی زیادی داشته باشند و همچنین در بعضی از ماژول ها ضعف دارند مثلا در ماژول انبارفقط از یک روش مثل فایفو(اولین ورود-اولین خروج) استفاده می شود.اجازه دهید با ذکر یک مثال موضوع را روشن کنیم:

در ماژول انبار وقتی یک کالای n به تعداد زیاد خریداری می شود با قیمت هر کالا هزار تومان و ورود ان ثبت می گردد و خروج ان هم هزار تومان هزار تومان به تعداد کل کالا خارج می شود وثبت می گردد،بعد حسابدار متوجه می شود که قیمت کالا اشتباه بوده و می بایست 9 هزار تومان ثبت شود بنابراین باید اطلاعات اصلاح شود ولی متاسفانه در بعضی از نرم افزار ها امکان اینکه در ماژول با اصلاح ورودی خروجی هم تغییر کند نیست یعنی ورود تغییر می کند ولی خروج تغییر نمی کند و در نتیجه سند حسابداری و گزارش اشتباه ارائه می دهد بنابراین برای اصلاح ان باید کاردکست نرم افزار را باز سازی کرد تا اصلاح صورت پذیرد که این کار وقت گیر و زمان بر است. بنابراین باید ماژول قوی باشد تا دچار این دردسرها نشویم و برای داشتن ماژول قوی نیاز به صرف هزینه است و نمی توان از نرم افزار ارزان قیمت، انتظار کارکردی اسان داشت.

نیاز شرکت:هر شرکت و سازمانی دارای اهداف و ساختارخاص خود می باشد که بر اساس ان اهداف شکل گرفته و در راه پیش برد آن فعالیت می کند.

اینکه ماهیت یک شرکت چه چیزی باشد(بازرگانی-تولیدی-خدماتی-پیمانکاری و پخش یا فروش)تعیین میکند که یک حسابدار از چه نرم افزاری با چه ماژول هایی بتواند سیستم مالی شرکت خود را محاسبه کند مثلا در نرم افزار حسابداری سپیدار همکاران سیستم مشاوران فروش با توجه به ماهیت شرکت ماژول ها را پیشنهاد می دهند.

به عنوان مثال اگر یک شرکت تولیدی برای رخرید نرم افزار با واحد فروش تماس بگیرد مشاوران راهنمایی می کنند که علاوه بر سیستم حسابداری ماژول های دریافت و پرداخت،حقوق و ودستمزد،مشتریان و فروش و سیستم تولید که در واقع همان بهای تمام شده تولید کالاست را خریداری کنند حال ان که اگر شرکت پیمانکاری اقدام به خرید کند ماژول های پیشنهادی کاملا متفاوت و مجزا ازشرکت تولیدی خواهد بود در نتیجه ساختار و ماهیت شرکت یکی ازعوامل انتخاب نوع نرم افزار حسابداری خواهد بود که به مدیران و کاربران این سیستم کمک شایانی می کند.

سلیقه در انتخاب نرم افزار حسابداری:

از دیگر عواملی که منجر به انتخاب نوع نرم افزار و خرید ان برای  کاربران و شرکت ها می شود فاکتور سلیقه است که در هر فردی می تواند متفاوت باشد،نوع ساختار نرم افزار،رنگ بندی،سهولت استفاده،ایده شخصی و خیلی از معیار های مختلف دیگر وجود دارند که باعث می شود کاربر بر اساس سلیقه تصمیم و اقدام به خرید نرم افزار مد نظر خود کند.

معمولا محیط نرم افزار در هر نرم افزاری (از لحاظ رنگ بندی،چیدمان و...) منحصر به خود و متفاوت با محیط دیگر نرم افزارهای موجود در بازار می باشد که همین امر موجب انتخاب نوع نرم افزار برای برخی از کاریران می گردد.

برند نرم افزار حسابداری:

در خرید و انتخاب هر نوع کالا و خدماتی همیشه برند یکی از اصلی ترین فاکتورهای انتخاب برای مشتریان بوده است و نقش و تاثیر به سزایی در انتخاب های خرید ما حتی به صورت روزانه دارد،

مثلا برای خرید مواد غذایی از سوپر مارکت ها هم یکی از فاکتورهای مهم برند محصول است ،هم چنین برای انتخاب موبایل،پوشاک،رستوران و فست فود و....

طبیعی است که نرم افزار حسابداری هم از این قاعده مثتسنی نیست وقطعا کاربران در خرید و انتخاب نوع نرم افزارخود این فاکتور مهم را در نظر میگیرند.

خیلی از نرم افزار های موجود در بازار بسته به قدمت ،نوع قیمت،تبلیغات و خیلی از ایتم های دیگر تبدیل به برند شده اند که کاربران گاهی حتی بی انکه اگاهی کاملی از میزان کارایی و نحوه کارکرد و امکانات موجود در نرم افزار را بسنجند صرفا به خاطر برند ان ،تصمیم به انتخاب و اقدام برای خرید ان نرم افزار می کنند.

بنابراین می توان گفت صرفا برند بودن یک نرم افزار معیار کافی یرای انتخاب خرید یک نرم افزار حسابداری نمی تواند باشد و باید همه جنبه ها برای انتخاب یک نرم افزار را د ر  نظر گرفت که ما در این مقاله سعی کردیم جنبه های کاربردی را که از دیدگاه خودمان به عنوان یک شرکت حسابداری معیارهای مهمی هستن را با شما کاربران گرامی استفاده کننده از نرم افزار حسابداری در میان بگذاریم.

امکانات موجود در نرم افزار:

از اخرین فاکتورهای مهم در انتخاب نوع نرم افزار حسابداری در این مقاله ،که بسیار مهم می باشد و نادیده گرفتن ان موجب عدم استفاده از نرم افزار و عدم اجرای محاسبات مالی در شرکت ها می گردد فاکتور امکانات موجود در نرم افزار حسابداری است.

هر شرکتی با توجه به ساختار ماهیتی خود و نوع نتیجه ای که می خواهد  از پردازش عملیات حسابداری بگیرد باید نرم افزار را انتخاب کند .

امکانات در هر نرم افزاری متفاوت و منحصر به خودش است،و این شرکت ها هستند که باید بررسی کنند که باتوجه به عملکرد سازمان و نیاز های شرکت چه نرم افزار با چه امکانات و ویژگی هایی به کارشان می اید.

اجازه دهید با ذکر یک مثال این موضوع را توضیح دهیم:

یک شرکتی که در زمینه پخش مواد غذایی فعالیت می کند و تعدادی پرسنل مانند ویزیتور برای گرفتن و ثبت سفارش و نیزراننده وموضع برای پخش دارد باید بداند که در محاسبات مالی و عملیات حسابداری باید نرم افزاری را خریداری نماید که علاوه بر سیستم حسابداری محاسبات حقوق که عمدتا به صورت پورسانت می باشد و همچنین تعیین مسیر بندی برای کار ویزیتور ها به منظور عدم تداخل کاری در یک مسیر و هماهنگی لازم بین ویزیتور،موجودی انبار و موضع باید باشد تا روال سفارش گیری از مشتری تا تحویل بار به مشتری بی هیچ دردسر و مشکلی به صورت خودکار انجام شود ،تحقق این مهم زمانی اتفاق می افتد که شرکت نرم افزاری تهیه کند تا دارای ماژول های مربوط به سفارش گیری و پخش و حتی بسته به نوع پخش خود(سرد یا گرم)ماژول پخش سرد یا ماژول پخش گرم را داشته باشد برای این منظور باید نرم افزار حسابداری سپیدار را انتاخاب کند تا هم تمامی این امکانات را در اختیار داشته باشد و هم اینکه از امکانات دیگر مانند محاسبه تخفیف،فاکتور فروش،نصب بر روی موبایل برای ثبت سفارش و ....بهره مند گردد.

با ذکر این مثال متوجه شدیم که امکانات نقش به سزایی در تعیین انتخاب نوع نرم افزار برای کاربر دارد پس در نتیجه اول باید مشخص شود که شرکت در چه زمینه ای فعالیت می کند ،به چه چیزی نیاز دارد و می خواهد به چه گزارشی دست یابد و بعد از ان خواسته ها و انتظارات سلیقه ای اش را در نظر بگیرد و در نهایت اقدام به خرید نوع نرم افزار انتخابی خود کند